AI voor communicatie: wat ik woordvoerders liet zien

Je hoeft niet te leren prompten. Je moet leren je werk op te schrijven. Met die zin sloot ik op 13 oktober mijn sessie af op de Expertsessie Woordvoering van Monalyse in Rotterdam. De zaal zat vol woordvoerders en communicatieadviseurs, veel van hen uit de publieke sector en crisiscommunicatie.

Het onderwerp: AI voor communicatie. Niet als schrijfhulp, maar als collega die het werk afmaakt. Dit is wat ik liet zien.

Waar de tijd zit

Monalyse onderzocht dit jaar 250 woordvoerders voor het Nationaal Onderzoek Woordvoering. 71 procent gebruikt AI om tekst te schrijven. Maar 24 procent gebruikt het om berichten te analyseren.

Daar zit de winst. De meeste tijd win je waar de minste mensen AI gebruiken: 340 berichten lezen op maandagochtend, een dossier op een rij zetten, een rapportage maken voor de directie.

Ook breder groeit het gebruik sneller dan de afspraken. Volgens PwC (Hopes & Fears, september 2026) gebruikt 54 procent van de Nederlanders AI op het werk, tegen 44 procent een jaar eerder. Volgens de Newcom AI-monitor (juli 2026) kreeg maar 29 procent van de AI-gebruikers uitleg of training. Bij de overheid weet 15 procent van de medewerkers van AI-regels, tegen 42 procent gemiddeld.

Wat sinds de zomer veranderd is

Tot dit voorjaar werkte het zo: jij stelt een vraag, AI geeft een tekst terug, jij kopieert, plakt en maakt het af. Nu geef je een opdracht en levert AI het werk af. Een rapportage, een briefing, een concept in je inbox.

En AI zit waar je al werkt. ChatGPT werkt in Word en PowerPoint. Claude zet mails, afspraken en bestanden klaar in Outlook en OneDrive, als IT dat toestaat. Copilot zit al in Microsoft 365. Een apart chatvenster is niet meer nodig.

Waarom je nu gemiddelde tekst krijgt

Een los chatvenster kent je organisatie niet. Het weet niet hoe jullie schrijven en niet wat er eerder gebeurde. Dan krijg je een gemiddelde tekst, die je vervolgens zelf herschrijft. De oplossing is geen betere prompt. De oplossing is dat de AI vooraf weet wat jouw collega’s ook weten.

De vier bouwstenen

Alle tools gebruiken andere woorden, maar het komt neer op vier dingen. Meer hoef je niet te onthouden.

Bouwsteen	Wat het is	Voorbeeld
Kennis	Wat de AI moet weten	Feiten, tijdlijn, persberichten, vragen en antwoorden
Instructies	Hoe de AI moet klinken	Wie we zijn, hoe we schrijven, wat we nooit zeggen
Koppelingen	Waar de AI bij mag	Welke mappen, mail en systemen. En welke niet
Skills	Wat de AI moet doen	Een vaste werkwijze, stap voor stap, in gewone taal

Eén punt dat ik extra benadrukte: zet instructies niet in je persoonlijke instellingen. Die zijn alleen van jou, dus je collega krijgt dan iets anders. Instructies horen bij het project of de map van het team.

De demo: één crisis, drie keer live

Voor de demo bedacht ik gemeente Lindeveen. Die bestaat niet. Alle namen, bedrijven en berichten zijn verzonnen, zodat ik niets uit een echte crisis hoefde te gebruiken.

Het scenario: op zaterdag brandt een afvalbedrijf af en er trekt rook over de stad. Maandagochtend 07:40 staan er 340 berichten in de monitoring. Om 09:00 wil de directie weten wat er speelt.

Alles draaide in één project met een map: de media-export, het dossier, tien instructies en een skill voor de directierapportage.

Live 1: van 340 berichten naar een beeld voor de directie. De vraag was twee zinnen. De rest stond al in de map. Eruit kwam een rapportage met de conclusie eerst, de onderwerpen met de toon, het drukste moment en de kanteling die je als woordvoerder wilt zien: van de brand naar de gemeente.

Live 2: van dossier naar briefing voor de burgemeester. Twee uur later, om 11:00, staat de burgemeester de pers te woord. De kernvraag: wist de gemeente het, en waarom greep ze niet in? Vroeger had je het dossier in je hoofd. Nu staat het in een map met vier bestanden, en zet AI de feiten en de te verwachten persvragen op een rij.

Live 3: hetzelfde statement, met en zonder instructies. Twee keer een statement over een waarschuwing aan het bedrijf in maart. Een keer zoals iedere organisatie schrijft, een keer volgens de instructies van Lindeveen. Dezelfde feiten.

Zonder instructies	Met instructies
”Helaas heeft er een brand gewoed."	"In maart kregen wij een waarschuwing."
"Wij betreuren de overlast."	"Wij gaven het bedrijf tot 1 oktober."
"De brand ontstond in de accu-opslag."	"De oorzaak zoeken we nog uit."
"Het bedrijf trof de maatregelen te laat."	"Een onafhankelijk bureau onderzoekt ons."
"U hoort zo spoedig mogelijk meer."	"Dinsdag om 12:00 hoort u meer.”

Links krijgt het bedrijf de schuld. Rechts neemt de gemeente verantwoordelijkheid. Dat verschil laat beter zien dan elke uitleg over prompts waar de winst zit.

Zo zien tien instructies eruit

Dit waren de instructies van Lindeveen. Regel 4 en 7 deden in de demo het werk.

1. Schrijf voor inwoners. Korte zinnen, geen ambtelijke woorden.
2. Zeg u. Over onszelf zeggen we wij.
3. Vaste volgorde. Wat gebeurt er, wat doen wij, wanneer hoort u meer.
4. Geen oorzaak. Pas noemen als hij bevestigd is.
5. Geen beloftes. Wel het tijdstip van de volgende update.
6. Verboden woorden. Helaas, onder controle, excuses voor het ongemak.
7. Niets doorschuiven. Geen bedrijf de schuld geven.
8. Eén plek. Noem altijd waar updates staan.
9. Noem mensen. Ondernemers, scholieren, omwonenden.
10. Voor de directie. Conclusie eerst, op één scherm.

Een skill is een werkwijze, geen trucje

Wat de zaal in demo 1 zag, was een skill: de werkwijze voor een directierapportage, opgeschreven in gewone taal, stap voor stap. Precies wat een goede collega zou doen.

Dat maakt het herhaalbaar. Een collega krijgt morgen hetzelfde resultaat, ook als jij op vakantie bent. En het is te delen: als agent in Copilot, als eigen GPT in ChatGPT of als skill in Claude. Opgeschreven en herhaalbaar is trouwens precies wat ISO van je vraagt.

Is dit wel veilig?

Drie vragen die je samen met IT beantwoordt. Vooraf, niet achteraf.

1. Waar staat mijn data? In jullie eigen omgeving of bij een leverancier, en onder welke afspraken?
2. Wie kan erbij? Alleen wat jij deelt of al mag zien? Wordt er getraind op jullie gegevens?
3. Wat stop ik er niet in? Spreek het vooraf af. Geen persoonsgegevens, geen vertrouwelijke stukken.

Mijn advies: werk met een betaald team- of werkaccount. Het verschil zit in wie de afspraken maakt, jij of je organisatie. Een privéaccount is van jou en IT ziet er niets van. Bij gratis ChatGPT staat training op je gegevens aan. Een werkaccount is van de organisatie, er wordt niet getraind op jullie gegevens en IT bepaalt welke koppelingen aan staan. Copilot Chat met je werkaccount is ook zonder licentie beschermd.

Wat je maandag doet

Drie dingen, samen ongeveer een uur werk.

1. Eén map. Voor je belangrijkste lopende zaak, met kernboodschappen, persberichten en vragen en antwoorden.
2. Tien instructies. Wie zijn we, hoe schrijven we, wat zeggen we nooit.
3. Eén rapportage. Doe je volgende rapportage samen met AI en schrijf op wat je deed. Dat is je eerste skill.

De vier bouwstenen en het voorbeeld van tien instructies staan ook op één pagina bij Monalyse: monalyse.com/ai-voor-communicatie.

Veelgestelde vragen

Moet ik leren prompten om goed met AI te werken?

Nee. Een goede prompt helpt één keer. Kennis, instructies en een skill helpen elke keer, ook je collega’s. In de demo was de vraag twee zinnen, omdat de rest al in de map stond.

Werkt dit ook in Copilot of ChatGPT?

Ja. De termen verschillen, het principe niet. In Copilot werk je met een Notebook per zaak en een agent voor de werkwijze. In ChatGPT met een project en een eigen GPT. In Claude met een project of gekoppelde map en een skill.

Kan AI zelf een statement versturen?

Dat zou ik nooit laten gebeuren. AI bereidt voor, de woordvoerder bepaalt wat de organisatie zegt. Concepten in je inbox zijn prima, versturen doe je zelf. Het is jouw naam die eronder staat.

Wat is het verschil tussen instructies en een skill?

Instructies bepalen hoe de AI klinkt, voor alles wat hij schrijft. Een skill bepaalt hoe een specifieke taak verloopt, zoals een directierapportage of een persbriefing.

---

Wil je dat je team zo met AI leert werken, in jullie eigen tools en met jullie eigen dossiers? Bekijk de Claude-training of de ChatGPT-training, of neem contact op voor een sessie op maat.